Bestuur

Het uit vrijwilligers bestaande bestuur van zowel de vereniging als de stichting Scouting Emmen zorgt er voor dat de vereniging op een goede manier de scoutingactiviteiten kan uitvoeren.
Het bestuur van de stichting is verantwoordelijk voor de financiën en het eigendom van Scouting Emmen en bestaat uit een penningmeester, secretaris, gebouwen- en materiaalbeheerder en voorzitter.

Het bestuur van de vereniging is verantwoordelijk voor het scoutingspel, de werving en ontwikkeling van de speltakleiders en de sfeer binnen de vereniging. Het bestuur van de vereniging bestaat uit een penningmeester, secretaris, groepsbegeleider en voorzitter.

Voor vragen aan het bestuur kunt u terecht op de jaarlijkse ledenvergadering of via secretaris@scoutingemmen.nl

Nieuws:

 

Beleidsplan privacy  Scouting Emmen

____________________________________________________________

Inleiding

Door een besluit van de Europese Unie is vanaf mei 2018 nieuwe privacywetgeving van kracht. Deze geldt ook voor organisaties als Scouting Emmen.

Dit beleidsplan bevat een verwijzing naar het privacy-beleid van Scouting Nederland. Voor Scouting Emmen wordt een toelichting gegeven op de verschillende gegevensbronnen met privacygevoelige informatie en hoe Scouting Emmen daarmee omgaat.

____________________________________________________________

Scouting Nederland

De door onze leden aangeleverde persoonsgegevens worden ook verwerkt in de systemen van Scouting Nederland. Voor de verwerking van persoonsgegevens door Scouting Nederland gelden de voorwaarden die te vinden zijn op https://www.scouting.nl/privacy

____________________________________________________________

Scouting Emmen

Scouting Emmen bestaat uit een groepsvereniging en een stichting. Bij de Kamer van Koophandel staan deze geregistreerd als:

– Scouting Emmen en

– Stichting Scouting Emmen.

Het privacybeleid van Scouting Emmen in dit document heeft betrekking op zowel stichting als groepsvereniging.

____________________________________________________________

Inschrijfformulier

Inschrijven van een lid gaat met een inschrijfformulier. Dit inschrijfformulier bevat een aantal noodzakelijke gegevens van het lid en/of van de ouders/verzorgers. Deze gegevens worden ingevoerd in het systeem van Scouting Nederland (Scouts OnLine, SOL) én gebruikt voor het kunnen toepassen van automatische incasso voor de contributie.

Het formulier met de gegevens wordt bewaard in de administratie van Scouting Emmen en in SOL tot het moment dat via een uitschrijfformulier door het lid en/of de ouders/verzorgers wordt verzocht om uitschrijving en de uitschrijving is doorgevoerd in SOL, het systeem van Scouting Nederland, hierna worden het inschrijfformulier en het uitschrijfformulier vernietigd.

____________________________________________________________

Gezondheidsformulier

Van leden vragen we om een gezondheidsformulier. Dit om te kunnen toezien op een juiste voeding, veiligheid, bijzondere situatie, medicatie en/of bij ziekte of ongeval adequaat te kunnen reageren op de ontstane situatie.

Het formulier wordt bewaard in de administratie van de speltak waarin het lid het scoutingspel speelt.

Het gezondheidsformulier dient jaarlijks te worden ingevuld en zal aan het einde van het seizoen, na het zomerkamp binnen vier weken worden vernietigd.

Het formulier blijft tijdens één seizoen in de administratie van de speltak waarin het lid geplaatst is tot het moment dat via een uitschrijfformulier door het lid en/of de ouders/verzorgers wordt verzocht om uitschrijving en de uitschrijving is doorgevoerd in SOL, het systeem van Scouting Nederland, hierna wordt het gezondheidsformulier vernietigd.

____________________________________________________________

Inhoud van de formulieren

Op beide formulieren slaan we de gegevens op die betrekking hebben op: naam-adres-woonplaats (NAW); geboortedatum, geslacht, gegevens van de zorgverzekering, medische gegevens en e-mailadres en telefoonnummer.

____________________________________________________________

Uitschrijfformulier

Uitschrijven van een lid dient door het lid en/of de ouders/verzorgers te geschieden met een uitschrijfformulier. Dit uitschrijfformulier bevat NAW-gegevens van het lid. Naast NAW-gegevens wordt ook gevraagd om de datum en de reden van uitschrijving. Het uitschrijfformulier wordt vernietigd zodra de uitschrijving uit SOL, het systeem van Scouting Nederland is uitgevoerd.

In bijzondere gevallen, wanneer bijvoorbeeld een lid na vijf keer, zonder opgaaf van reden, niet is verschenen en er geen contact meer mogelijk is of niet wordt gereageerd op ons verzoek tot het aanleveren van een uitschrijfformulier, dan behoudt Scouting Emmen zich het recht voor het lid uit te schrijven, waarna alle formulieren van het lid worden vernietigd.

____________________________________________________________

Formulieren voor kamp

Voorafgaand aan de (zomer)kampen wordt een inschrijfformulier voor het kamp uitgedeeld. Hierin staan NAW-gegevens en medische informatie, bestemd voor de groepsleiding. Deze informatie wordt bewaard tot na het kamp. Hierna wordt de informatie vernietigd.

____________________________________________________________

Persoonsgegevens

De ledenlijst met de NAW-gegevens is voor leiding en bestuursleden raadpleegbaar in SOL, de centrale administratie van Scouting Nederland. Deze gegevens kunnen worden gebruikt voor:

– het verzamelen van e-mailadressen bij gerichte mailings;

– opzoeken van telefoonnummers voor het uitvoeren van bestuurstaken en/of persoonlijke benadering, voor vereniging gerelateerde onderwerpen, van ouders/verzorgers of leden.

De secretaris en speltakleiders beschikken over een lijst met e-mailadressen ten behoeve van communicatie met onze leden of hun ouders/verzorgers.

Gegevens die worden gebruikt door de secretaris en speltakleiders worden bewaard op een privé-computer. Toegang tot deze gegevens is beveiligd met gebruikersnamen en passwoorden.

____________________________________________________________

Verstrekken persoonsgegevens

Wanneer Scouting Emmen gegevens moet delen met derden (bijvoorbeeld voor de collecte van Jantje Beton) dan wordt hierover een verwerkersovereenkomst gesloten en worden alleen die persoonsgegevens gedeeld die nodig zijn voor de door verwerker uit te voeren activiteiten.

____________________________________________________________

Financiële Administratie

In de financiële administratie wordt gebruik gemaakt van de persoonsgegevens zoals vastgelegd in de ledenadministratie (Scouts OnLine). Daarnaast wordt gebruik gemaakt van de bankrekeningnummers en afgegeven machtigingen tot automatische incasso van leden of hun wettelijk vertegenwoordigers ten behoeve van de contributie-inning.

Binnen de vereniging en stichting hebben de volgende personen toegang tot deze informatie: penningmeesters van groep en stichting, leden die door de groepsraad of stichtingsbestuur zijn belast met de controle van de financiën (kascommissie).

De administratie wordt gevoerd met behulp van boekhoudsoftware die zich op een privé computer van de penningmeesters bevindt. Toegang tot deze software is beveiligd met gebruikersnamen en passwoorden.

____________________________________________________________

E-mailgroepen en e-mailverkeer

Voor het versturen van e-mail aan specifieke groepen van Scouting Emmen (zoals bestuur en/of speltakken) worden e-mail aliassen gebruikt. Door het geadresseerde lid wordt vooraf toestemming gegeven voor opname in deze lijst met aliassen. Voorbeelden van e-mail aliassen zijn die voor bestuur (bestuur@scoutingemmen.nl) en voor de diverse speltakken.

Voor mail die vanuit de vereniging of de speltakken aan een groep leden en/of ouders/verzorgers wordt gestuurd, wordt de BCC gebruikt, zodat privé mailadressen niet voor anderen zichtbaar zijn.

Wordt een mail alleen aan een lid gestuurd of er wordt geantwoord op een door het lid ingestuurde mail dan is het mailadres zichtbaar in AAN.

____________________________________________________________

Beeldmateriaal

Er word beeldmateriaal gebruikt voor sociale media als Facebook, voor op de website, en voor gedrukt materiaal als Scouting Magazine en folders.

Met dit beeldmateriaal willen we laten zien wie we zijn en wat we doen. De opnames worden gemaakt tijdens verschillende activiteiten van onze vereniging.

Vanzelfsprekend gaan we zorgvuldig om met beeldmateriaal. We plaatsen geen beelden waarvan leden hinder kunnen ondervinden.

Op het jaarlijks in te vullen gezondheidsformulier gaan we er van uit dat beeldmateriaal mag worden gebruikt en wordt door ondertekening van dit gezondheidsformulier toestemming gegeven voor het gebruik van dit beeldmateriaal.

Scouting Emmen is alleen verantwoordelijk voor beeldmateriaal dat door het bestuur of de speltakleiding van de vereniging zelf wordt gemaakt en/of geplaatst.

Scouting Emmen is niet verantwoordelijk voor beeldmateriaal dat gemaakt en geplaatst wordt door derden, jeugdleden, ouders/verzorgers en anderen.

____________________________________________________________

Communicatie over het privacy beleid

Dit beleidsplan wordt gepubliceerd op de website van Scouting Emmen.

Bij ingaan van dit beleidsplan wordt/is het toegelicht in de groepsraad.

Nieuwe leden worden middels het inschrijfformulier gewezen op het privacy beleid van Scouting Emmen.

____________________________________________________________

Waar kun je terecht met een vraag of klacht?

Voor vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens door Scouting kun je terecht bij de secretaris van onze groep via secretaris@scoutingemmen.nl